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¿Cómo automatizar la gestión de la excelencia según el modelo EFQM en el sector de la educación? Caso de éxito The English School

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EFQM

Cuando hablamos de EFQM nos referimos al modelo de calidad definido por la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad, EFQM en inglés. Es una fundación sin ánimo de lucro, con sede en Bruselas que cuenta con más de 500 socios repartidos en más de 55 países.

El modelo EFQM surgió en la década de los 80 es un referente en el ámbito de la Unión Europea, y el Premio Europeo de la Calidad se ha convertido en una referencia para muchas organizaciones públicas de los distintos países miembros de la unión. La concesión de este premio se basa en los criterios del modelo de Excelencia Empresarial.

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Los principales conceptos que conforman el modelo EFQM son los siguientes:

  • Orientación hacia resultados
  • Orientación hacia el cliente
  • Liderazgo y coherencia
  • Gestión por procesos y hechos
  • Desarrollo e implicación de las personas
  • Mejora continua
  • Desarrollo de alianzas
  • Responsabilidad social de la empresa

Caso de éxito en automatización de la Gestión de la Excelencia bajo el Modelo EFQM

The English School es una institución educativa privada que se encuentra situada en Bogotá (Colombia).  Es una organización pionera en el sector educativo siendo uno de los primeros colegios que cuenta con el diploma IB en el país. Ha recibido el reconocimiento nacional y cuenta con la acreditación internacional del Modelo EFQM.

El colegio pertenece a la Organización UNCOLI (Unión de Colegios Internacionales), la cual promueve actividades inter-escolares y proporciona apoyo organizacional para actividades deportivas, académicas y eventos artísticos entre los colegios afiliados.

Los problemas que impulsaron a The English School a decidirse por la automatización de la gestión del modelo EFQM fueron:

  • The English School es consciente de que se ejecutaban bastantes actividades, pero no guardaban un registro y control de las mismas, además no contaba con una medición de los resultados obtenidos con los esfuerzos que ha realizado.
  • La comisión educativa no contaba con un software que llevara a cabo la evaluación de los clientes internos y externos.
  • La revisión de los documentos y registros son derivados de los procesos, se demoraba debido a que los registros se realizaban en formato físico. Unas 20 personas se encargaban del proceso de entrevista de la admisión. Para hacer una sola admisión se podía tardar 3 días.
  • Los resultados de todas las evaluaciones, indicadores o planificación estratégica no se podían obtener al instante y en tiempo real, ya que se debía recurrir a una hoja de cálculo. Ésta no automatizaba la obtención de valores finales para la toma de decisiones.
  • El coordinador debe invertir 15 días en realizar el seguimiento y recopilación de la información que ha sido referida de los indicadores en los 10 comités que se realizan al año. Cualquier tardanza en la obtención de estos datos puede ser fatídica para la toma de decisiones.

La decisión de buscar una herramienta que ayudara a la gestión partió de la junta directiva y de la dirección académica. El asesor de planeación estratégica recomendó ISOTools, ya que la había visto implementada en otras empresas.

Soluciones que ha aportado ISOTools:

  • Se ha implantado un sistema de encuestas que mide la satisfacción de los clientes, tanto internos como externos. Proporciona informes automáticamente y en tiempo real. Esto ha mejorado la forma de realizar encuestas sin que suponga una gran inversión de tiempo y dinero al tener que contratar a un proveedor externo para que realizara esta función.
  • Se han automatizado los procesos y los formatos, esto ha minimizado los tiempos de respuesta y ejecución, además ha permitido tener la información controlada. Se ha conseguido evitar las demoras en la revisión de los documentos en cuanto a las admisiones.
  • Al implementar la gestión de indicadores existe la posibilidad de establecer estrategias para cumplir con estos. Además cuenta con un sistema de alertas que crea de forma automática reportes e informes que permiten generar nuevas estrategias.

Todas esas soluciones permitieron que The English School experimentase importantes mejoras en sus servicios, consiguiendo la excelencia en la gestión. Algunas de estas mejoras fueron:

  • Conocer todo los que hacen mucho mejor y poder medir los resultados obtenidos.
  • Han reducido un 50% del tiempo en gestionar las encuestas durante el primer año, además de que ahora pueden gestionar un mayor número de encuestas. En el segundo año la reducción ha sido de un 90%.
  • Obtienen los resultados de los indicadores al instante, debido a que los responsables se encuentran involucrados en el sistema de gestión y cada uno se encarga de gestionar los indicadores con ISOTools.
  • El sistema de admisión ahora se realiza por completo en línea.
  • El coordinador de calidad y el responsable de los sistemas de calidad gracias a ISOTools puede dedicar parte de su tiempo a proponer mejoras para la empresa.

ISOTools Educación

ISOTools Educación ha sido diseñado para lograr la optimización de la gestión de la excelencia, junto con la calidad y la estrategia en el sector educativo, aportando a éste las herramientas pertinentes con las que lograr una mayor agilidad en la gestión del modelo EFQM.

Si desea ampliar información, puede solicitar que nuestros expertos consultores se pongan en contacto con usted.

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